Om deze activiteit te kunnen organiseren zijn er twee essentiële groepen van mensen: personen met een beperking en motorrijders. Door de jarenlange ervaring en contacten met instellingen en verenigingen heeft Zonnerun vzw een grote groep aan deelnemers opgebouwd. Via een schriftelijke en mondelinge (op onze ontspanningsnamiddag in maart) communicatie nodigen wij ons doelpubliek voor de volgende editie uit. Voor deze deelnemers, +/- 100 personen, moeten wij vervolgens vervoer voorzien en dit bij voorkeur zijspanmotoren en trikes. Dit vervoermiddel is ideaal om ons doel te realiseren, het uitgangspunt van de activiteit: personen met een beperking maken een uitstap in een vervoermiddel waarmee ze anders niet in aanraking komen. Ook hebben wij met onze jarenlange ervaring een stevige groep aan ervaren motorrijders en trikerijders opgebouwd. We hebben ongeveer 80 voertuigen nodig om zowat 100 personen met een beperking te vervoeren. Via een schriftelijke uitnodiging en persoonlijke contacten proberen wij beide aantallen op elkaar af te stemmen.

Vervolgens moeten wij ervoor zorgen dat we de baan op kunnen.  We moeten een parcours uittekenen dat we zo veilig en comfortabel mogelijk kunnen afleggen en dat bovendien aangenaam is voor rijder en passagier. Ook dit wordt jaar na jaar moeilijker door het toenemende verkeer, wegenwerken en steeds minder begrip tonende automobilisten. Wij willen echter tegen de stroom in roeien, het publiek dat we passeren uitdagen en confronteren met onze medemens met een beperking omdat we vinden dat zij minstens éénmaal per jaar heer en meester over de weg mogen zijn.  Veiligheid wordt dan ook steeds belangrijker en om dit te garanderen hebben we veel medewerkers nodig.  We vragen toestemming aan de gemeenten waar we passeren en rekenen daarbij op toezicht door de lokale politie. Een dertigtal motorrijders begeleiden ons en sluiten alle zijwegen af zodat wij met onze karavaan een vrije doortocht hebben.